Det är vanliga frågor som anställda ställs inför när de byter jobb, vilket har blivit Allt mer populärt under den stora resignationen. Och det har blivit särskilt komplicerat eftersom många arbetares yrkesliv och privatliv – och deras motsvarande data – flätas samman under pandemin med nya flexibla arbetssätt. Men att korrekt navigera hur man håller reda på vad som är ditt, vad som inte är och hur du bäst överför dina data kan vara skillnaden mellan en händelselös avgång och en som kan stimulera till interna utredningar eller till och med civilrättsliga eller straffrättsliga anklagelser.
“Med ökningen av antalet personer som arbetar på distans och är mer geografiskt spridda på grund av Covid, ökar det hela tiden”, säger Mark Neuberger, arbets- och arbetsjurist på Wisconsin-baserade Foley & Lardner. “Detta är en viktig fråga för både arbetsgivare och anställda.”
Men oroa dig inte. Arbetsplatssäkerhet, mjukvara och juridiska experter har erbjudit oss råd för att hjälpa dig genom denna övergång. Innan vi dyker in vill jag påminna dig om att helpdesk finns här för dig. Vi vill höra om dina tuffaste tekniska utmaningar och kuriosa på arbetsplatsen. Kontakta oss så ska vi göra vårt bästa för att hitta svar åt dig.
Men låt oss sätta igång.
F: Vad ska jag göra och undvika innan jag lämnar tillbaka min bärbara eller företags bärbara dator?
S: För att göra ditt liv enklare när du lämnar, säger experter ja Det är bäst att gå före problemet istället för att ägna de sista dagarna frenetiskt åt att försöka lista ut vad som är var och om något tillhör dig. De tre bästa sätten att göra detta är att hålla så många av dina personliga dokument, foton och filer som möjligt borta från företagets enheter eller alternativt på ett ställe – som en mapp på din bärbara dator – så att du enkelt kan hitta din data. Se till att du känner till ditt företags regler och var transparent med din arbetsgivare om vad du tar med dig. Men se upp: några av de saker du tror att du äger kan bestridas av samhället som deras egendom.
“Det säkraste och mest konservativa du kan göra är att gå till din arbetsgivare först och inte ladda ner något från företagsägda enheter som arbetsgivaren inte går med på”, säger Mike Kasdan, en partner som fokuserar på immaterialrätt i Connecticut. Wiggin och Dana advokatbyrå. “Men du bör också ha en bredare uppfattning om vad [might be considered] Byta hemligheter. Det går in på finansiell information och information om kunder och leverantörer.”
Överför kontakter/data: En kontaktlista kan ses som en kundlista för ditt företag, vilket kan betraktas som proprietär information som inte kan lämna företaget. Så det är alltid bäst att kolla med din arbetsgivare innan du exporterar dina kontakter från Outlook, Gmail eller din smartphone. (Sök efter ‘Exportera’ i Gmail och Outlook för att överföra kontakter till en CSV-fil, som enkelt kan importeras till en annan enhet. Du kan också exportera e-post- och kalenderobjekt. Både Android- och iPhone-enheter låter dig exportera kontakter eller direkt överföra kontakter till vissa enheter.)
Detsamma kan gälla för till synes oskyldiga överföringar av data. Till exempel kanske du vill ta en En presentation som du kommer att vilja använda som mall för framtiden. Men om den presentationen har information om ett privat företag kan du vara i varmt vatten. Detsamma gäller för tillfälliga e-postmeddelanden som du kanske vill behålla eller journalanteckningar som kan innehålla känslig information.
“Det är ett av de enklaste sätten att hamna i en massa problem”, säger senior executive analytiker Dan Wilson, som täcker den digitala arbetsplatsen för Gartner. “Så se till att du till fullo förstår sammanhanget och innehållet i datan.”
Även om du tar vad du obestridligen anser vara ditt – kanske har du personliga journaler eller familjefoton på dina enheter – om du överför stora mängder data, raderar och exporterar kan du utlösa företagsövervakningssystem. Wilson sa att vissa företag övervakar datarörelsen för anställda som kan ha tillgång till värdefull information, är nöjda eller går till en konkurrent. Stora mängder datatrafik kan signalera en obehörig överföring även om den inte är skadlig.
“Du bör få någon att gå med på att ta bort den informationen, oavsett om det är mänskliga resurser eller en handledare,” sa Wilson.
Sök data: Anställda glömmer ofta bort var de kan ha personuppgifter lagrade, även om de gör sitt bästa för att hålla ihop dem. Till exempel kan du ha laddat ner personliga filer och lämnat dem i mappen “Nedladdningar” på din bärbara dator eller i mappen “Filer” på din iPhone. Det kan finnas bilder i WhatsApp eller textmeddelanden. Så se till att du kontrollerar alla appar och mappar där du oavsiktligt kan ha lagrat personliga föremål, säger Mark Ostrowski, chef för teknik på cybersäkerhetsföretaget Check Point Software.
Ta bort objekt och poster: Om du bestämmer dig för att ta bort personliga foton eller dokument, vet att ditt företag kanske redan har en kopia. Att ta bort e-postmeddelanden kommer förmodligen inte att radera företagets kopia. Detsamma kan vara sant för objekt på din telefon. Men Ostrovsky sa att det fortfarande är värt att ta bort så att du inte har extra kopior på dina enheter. Du kanske också vill kontrollera och ta bort objekt som säkerhetskopierats till din molnlagring.
“Du har en bra uppfattning om hur ditt fotavtryck ser ut,” sa Ostrovsky. “Det är superviktigt.”
Du bör också se till att du är utloggad från alla appar, särskilt personliga konton som Amazon, Gmail eller Facebook, och rensa din webbläsarhistorik, såväl som all sparad betalnings- eller inloggningsinformation, sa Wilson. Logga ut från ditt Apple-ID och stäng av inställningen Hitta min spårning om du använde ett personligt konto.
Fabriksåterställning? Var extra försiktig när du raderar data, eftersom det kan leda till juridiska problem. Experter rekommenderar att du inte utför en fabriksåterställning. Arbetsgivare har ofta sina egna regler för datalagring och kan i vissa fall vara skyldiga enligt lag att behålla viss information under en viss tidsperiod. Så lämna fabriksåterställningar till din arbetsgivare.
Glömt data: Anställda bör också se till att de kontrollerar allt de kan ha behållit av misstag. Har du någonsin laddat ner en presentation eller ett kalkylblad till en minnesenhet eller extern enhet så att du kan arbeta hemifrån? Har du skickat ett e-postmeddelande till ditt personliga konto med några dokument som innehåller känslig källkod? Dessa är alla möjliga röda flaggor för arbetsgivare och kan orsaka problem på din nya arbetsplats.
“Du behöver inte ha kärnkraftskoderna för att hamna i trubbel,” sa Neuberger. “I värsta fall … de skulle kunna förfölja dig med civilrättsliga eller straffrättsliga anklagelser.”
Verkligheten är att spårning och separering av arbete och yrkesdata har blivit rörigt. Medan experter säger att det bästa sättet är att undvika att använda arbetsenheter för något personligt, kommer det sannolikt att finnas en del crossover. Och ofta är arbetsgivarna relativt förstående i frågan, påpekar experter.
“Alla kan inte ha två telefoner och två bärbara datorer,” sa Kasdan. “Men det hjälper att vara organiserad… och [honest] med din arbetsgivare.”